会社でTeamsが導入されて約1年間経って、個人的に日々使って感じるメリット、デメリットをまとめました。これまで、コミュニケーションツールとして標準的だったメールとも比較しながら、書いてみました。
メリット
情報が一元化できる
チーム内の会話が全てチームのチャネルの会話にまとまっているので、見やすいです。また、関連するファイルが全てファイルのタブに入っているので、探しやすいところが便利です。チームに関連する情報のハブ的存在でしょうか。
メールでも、フォルダ分けによって、チームに関連する話をまとめることは可能です。ただ、ファイル管理はクラウドサービスの共有フォルダにまとまっていることが多く、リンクを貼る場合は、メールを離れてわざわざそこまでいかなければなりません。前のファイルを確認したいときも同様です。その点、Teamsは会話タブの横にファイルタブがあるので便利だと思います。
共同編集ができる
Teamsのチームのチャネルにアップロードしたファイルは、そのチームメンバーで同時編集できるようになります。もちろんGoogleDriveやOneDriveなど、ファイルを共同編集できるサービスはありますが、アクセス権の設定をする手間があります。また、Teamsではファイルを共同編集しながら、チャットやチャネルで会話することが可能です。
上でも述べたように、ファイル共有とコミュニケーションツールが一緒になっているのが良いところです。
気軽にコンタクトできる
チャットツールの一番いいところだと思います。メールよりもコミュニケーションの障壁が低くなり、あれどうだったかな？というちょっとしたことをチャットで気軽に聞くことができます。
メールであると、●●さん お疲れ様です。から始まり、誰を㏄に入れるか考える必要があります。そもそも小さいことだと、わざわざメールで聞くことかな？直接会ったときでいいかな？という気持ちにもなります。
メールよりもコミュニケーションが活発になっているのを実感します。Teamsはチームのチャネルに投稿すれば、メンションされていない人も見ることができるので、流れを把握できたり、会話に入っていない人でも横から情報を共有できたりします。
デメリット
タスク管理が難しい
Teamsでこれやっておいてーと言われたタスクをまとめることが難しいです。現時点では会話やチャットで来た依頼を自分でOutlookタスクに書き込んでいます。メールであればメールにフラグを付けるだけで、タスクに入るし、もとのメールにもすぐ戻れます。
ただ、TeamsでもPlannerというアプリがあります。これを使えば、誰が何をやるべきか、一目瞭然ですし、自分のタスクも見やすく、Plannerに入ったタスクをOutlookタスクと連携させることもできます。ただ、チーム全体でPlannerを使っていない場合はこれができないので不便です。
Outlookメールであれば、相手に関係なく自分がフラグを付けるだけなのでいいですね。これからTeamsもOutlookと連携できるフラグ機能がつくとことを望んでいます。もしくはチーム全体でPlannerの使用を推進していきたいです。
検索機能が使いにくい
Teamsもメール同様、チャネルの会話やチャットの内容、送信者などで検索することが出来るのですが、検索しても上手く出てこないことがある気がします。
人によって使用度合いに差がある
やはりメールに慣れている人が多いので、Teamsをあまり使っていない人が一定数います。そういう人がいるチームだと、Teamsに投稿したお知らせをメールでも一応送るみたいな二度手間が発生します。中途半端にメールもTeamsも使っていると、何をメールで送って、何をTeamsに送ればいいのかよくわからなくなりってしまいます。
社内の誰がTeamsの使用に慣れているかわからないので、よく知らない人へのコンタクトは結局メールになってしまうこともあります。
Teamsを使っていても機能や使い方への理解に差があるので、せっかくある機能も有効活用されないのも悲しいです。
結論：Teamsをもっと普及させよう
上手く使えば、活発なコミュニケーションを生む良いツールだと思います。
そのためには、Teamsの使い方がよくわかっていない人、あまり見ない人に使ってもらうことが必要です。その上で、そのチーム内でのTeamsの使用方法を統一することが重要だと思います。
